Faktura VAT jest dokumentem handlowym, dokumentującym operację gospodarczą, pomiędzy sprzedającym i kupującym. Zobowiązanie stosowania faktur definiuje Ustawa z dn. 11.03.2004 o podatku od towarów i usług, z późniejszymi zmianami, nazywana ogólnie 'Ustawą o VAT'.

Pamiętać należy, iż faktury VAT powinno się wystawić nie później niż z chwilą powstania obowiązku podatkowego, nie wcześniej jednakże niż 30 dnia przed powstaniem obowiązku podatkowego. Normy te nie dotyczą wystawiania faktur VAT w temacie dostarczania energii elektrycznej i cieplnej, gazu, usług telekomunikacyjnych, radiokomunikacyjnych oraz usług wskazanych w poz. 138 i 153 załącznika nr 3 do ustawy o usługach komunalnych, jeżeli faktura VAT zawiera informację, którego okresu rozliczeniowego dotyczy.

Do najchętniej wystawianych faktur kwalifikujemy: Faktura VAT marża to dokument, który stosują ci, którzy upełnomocnieni są do rozliczania podatku wg procedury marża. Procedurę wspomnianą wykorzystują m. in. podatnicy świadczący usługi w zakresie turystyki oraz ci, którzy dokonują dostawy produktów używanych. Według ustawy o VAT, marża to różnica między kwotą należności, jaką powinien uiścić klient usługi lub towaru, a ceną, jaką zapłacił podatnik towarów lub usług zakupując je od innych podatników (transport, wyżywienie, ubezpieczenie, zakwaterowanie). Faktura marża jest dokumentem zdecydowanie bardziej uproszczonym, niż zwykła faktura VAT. Nie musi ona zawierać następujących danych:


- suma wartości sprzedaży z uwzględnieniem stawki,
- cena jednostkowa netto,
- stawka podatku,
- wartość sprzedaży netto,
- kwoty podatku od sumy wartości sprzedaży netto

Faktura VAT zaliczkowa jest dokumentem, mającym na celu potwierdzić, że należność za wydany towar lub wykonaną usługę została pobrana bądź w całości, bądź w części, przed wydaniem produktu lub wykonaniem usługi. Jeśli zatem sprzedawca lub wykonawca usługi otrzymał wcześniej przedpłatę, zaliczkę, zadatek, czy ratę, fakturę wystawia się nie później niż 7 dnia od daty otrzymania kwoty.Faktura zaliczkowa , zawierać powinna :
- kwotę otrzymanej części lub całości należności brutto,
- stawkę podatku,
- kwotę podatku,
- daty wystawienia oraz numery poprzednich faktur zaliczkowych (jeżeli je wystawiano) oraz sumę kwot pobranych wcześniej części należności brutto,
- datę otrzymania części/ całości należności (przedpłaty, zaliczki, zadatku, raty), jeśli ta nie pokrywa się z datą wystawienia faktury, oznaczenie 'Faktura VAT' lub 'Faktura VAT-MP' ,
- imię, nazwisko/ nazwę sprzedawcy i nabywcy,
- dane dotyczące zamówienia lub umowy,
- numery NIP sprzedawcy i nabywcy,
- dzień, miesiąc, rok dokonania sprzedaży

Płatnicy nie mają także obowiązku wykazywać na fakturze VAT swojej marży. W fakturze wpisują tylko:


- dzień, miesiąc, rok dokonania sprzedaży,
- adresy,
- nazwę towaru lub usługi,
- imię, nazwisko/ nazwę sprzedawcy,
- jednostkę miary i ilość sprzedanych towarów lub rodzaj wykonanych usług,
- kwotę należności ogółem wyrażoną cyframi oraz słownie dzień,
- numery NIP sprzedawcy i nabywcy

W wypadku, gdy faktury zaliczkowe nie pokrywają całej sumy brutto, sprzedający - po przekazaniu] towaru lub wykonaniu usługi - wystawia fakturę na zasadach ogólnych. Sumę wartości towarów lub usług w tym wypadku, pomniejsza się o kwotę otrzymanych części należności, natomiast wartość podatku pomniejsza się o sumę kwot podatku wykazanego w fakturach dokumentujących pobranie części należności. Faktura ta powinna zawierać numery faktur wystawionych przed przekazaniem towaru lub wykonaniem usługi.

W sytuacji, gdy faktury zaliczkowe obejmują całą cenę brutto towaru lub usługi, sprzedawca nie wystawia faktury w terminie podanym wyżej. Jeżeli po wystawieni faktur zaliczkowych nastąpi konieczność do zastosowania innej stawki VAT, wówczas należy wystawić fakturę korygującą.

Faktura pro forma jest typem dokumentu, który nie należny do dokumentów księgowych. Jest on zapowiedzą, że dokument, np. faktura VAT, zostanie wystawiony. Polskie przepisy nie regulują kwestii wystawiania faktur pro forma, faktury te mimo to funkcjonują w obrocie gospodarczym i chętnie wykorzystywane są przez przedsiębiorców.

Faktura pro forma mieści w sobie identyczne elementy, co faktura handlowa, odróżnia ją jedynie oznaczenie 'Faktura pro forma' w miejsce 'Faktura VAT'. Na uwadze mieć, że faktura pro formy nie zwalnia podatnika z powinności wystawienia faktury według norm ogólnych, ponieważ sam w sobie nie przedstawia dowodu dokonania transakcji. Nie jest wobec tego w myśl ustawy dowodem księgowym, a co za tym idzie płatnik nie ma sposobności ujęcia jej w ewidencji zakupów, rejestrach VAT a także w konsekwencji w deklaracjach VAT.

W handlu faktura pro forma pełni rolę swoistego rodzaju oferty zawarcia umowy sprzedaży (towaru lub usług). Pełni ona rolę informacyjną, za sprawą tego, że za jej pomocą sprzedawcy pokazują kupującym kryteria umowy sprzedaży. Oznacza to jej strony, przedmiot sprzedaży, opłatę za sprzedaż i termin płatności. Prócz tego faktura pro forma może zostać uznana jako dowód odebrania zamówienia, natomiast dla strony zamawiającej może być informacją o konieczności wpłacenia przedpłaty przed odbiorem produktu lub świadczeniem usług.